Co zrobić, aby zwykła prezentacja przed zarządem była fascynującym przeżyciem dla słuchaczy? Jak sprawić, aby odbiorcy bez problemu zapamiętali Twoją główną ideę? W końcu, co możesz zrobić, aby bez problemu utrzymać uwagę twojej widowni? Odpowiedzi jest wiele, ale dziś zajmiemy się dwiema z nich, czyli metaforą i analogią.

A cóż to takiego?

Metafora i analogia to pojęcia bliskoznaczne, jednak możemy znaleźć pomiędzy nimi istotne różnice. Ta pierwsza to inaczej przenośnia. Łączymy w niej dwa odległe od siebie wyrazy, które na koniec mają inne niż dosłowne znaczenie. Na przykład, często mówimy, że mamy coś na końcu języka, a nie patrzymy sobie do gardeł, aby to coś wyciągnąć.

Analogia to nic innego jak porównanie. Używamy jej na przykład, aby wytłumaczyć jakieś skomplikowane zjawisko poprzez przedstawienie go obok czegoś bardziej zrozumiałego lub barwnego. O roku pełnym wzlotów i upadków możemy powiedzieć, że był jak roller coaster. Każdy kto był lub przynajmniej widział kolejkę górską będzie wiedział, że chodzi o czas, w którym zdarzały się dobre i złe momenty.

Dlaczego warto jej używać?

Metafor i analogii używamy podczas zwykłych rozmów. Używamy ich najczęściej z prostego powodu. Po prostu dobrze wyrażają to, co chcemy przekazać naszym odbiorcom. Jednak ujęcie jakiegoś zjawiska w odpowiedni sposób, to nie jedyny powód dlaczego warto używać tych dwóch środków stylistycznych podczas prezentacji. Jakie są inne?

• Tłumaczenie skomplikowanych zjawisk

Niezależnie od tego, czy jesteś analitykiem finansowym, programistą, czy sprzedawcą, może tak się zdarzyć, że to, czym się zajmujesz jest dość skomplikowane na zwykłego śmiertelnika. Używając metafory lub analogii możesz wytłumaczyć coś bardzo skomplikowanego w szybki sposób. Nie zawsze ujmiesz wszystkie niuanse w jednym obrazie, ale jeśli masz parę minut lepiej to zaakceptować niż skazać się na bycie niezrozumiałym.

• Łatwiej zapamiętać Twoje idee, czy produkt

Na pewnej rodzinnej imprezie padły słowa „Ferrari wśród win półsłodkich”. Takie wyrażenie zdecydowanie będzie bardziej atrakcyjne niż opowiadanie o wzgórzach, na których rosły winogrona wykorzystane do stworzenia tego wina. Porównanie napoju do słynnego drogiego samochodu budzi emocje, dzięki czemu będzie to łatwiej zapamiętane,

• Używając metafory/analogii wyróżniasz się z tłumu

Zapewne wiele jest profesorów fizyki, którzy opowiadają o prawach termodynamiki z kamienną twarzą. Podchodzą do tablicy i wypisują wzory opowiadając o nich w bardzo poważny sposób. Jednak był pewien fizyk, którego spokojnie można określić mistrzem nad mistrzami. Jego wykłady są słynne po dziś dzień. Tym człowiekiem był Richard P. Feynman. Kiedyś powiedział o fizyce „Fizyka jest jak seks: jasne, że może dawać jakieś praktyczne rezultaty, ale to nie jest powód, dlaczego to robimy.” Takie zdanie nie tłumaczy żadnego skomplikowanego zjawiska, ale pokazuje, że do poważnej nauki można podchodzić z ogromną pasją. Z pewnością studenci, którzy usłyszeliby takie zdanie od swojego profesora zareagowaliby z większym zainteresowaniem niż „Fizyka jest nauką, która zajmuje się tłumaczeniem zjawisk ze świata przyrody”. Tak samo będzie w każdej innej dziedzinie, w której ludzie zamiast szukania interesujących porównań, czy metafor wybierają poważne definicje, które nie wzbudzają żadnych emocji.

• Jesteś bardziej przekonujący

Używanie tych dwóch środków stylistycznych sprawi, że będziemy bardziej przekonujący. Wyobraźmy sobie analityka finansowego w firmie, która miała świetny wzrost w danym kwartale. Wchodzi na spotkanie z zarządem, a tam uśmiechnięci prezesi od ucha do ucha. Analityk nie ma dobrych wiadomości, ponieważ jest absolutnie przekonany, że kolejny kwartał okaże się katastrofą, chyba, że podejmie się radykalne kroki.  Może od razu przejść do racjonalnych argumentów, jednak mogą one nie trafić do radosnych słuchaczy. Dlatego w takim momencie warto by skorzystać z analogii.

„Jesteśmy teraz w podobnej sytuacji, w której znajdował się Titanic 11 kwietnia 1912 roku. Było to 4 dni przed tragicznym zatonięciem. Pasażerowie i załoga zapewne świetnie się bawili i nikt nie podejrzewał, że za parę dni może nastąpić katastrofa. Przykro mi, że muszę przynieść Państwu smutną wiadomość, ale jeśli nie podejmiemy radykalnych kroków, nas również czekają bardzo trudne chwile. Najpierw pokażę Państwu dane, które na to wskazują, a następnie zaproponuję rozwiązania, które uchronią nas od całkowitego zatonięcia.”

Taki początek, który następnie byłby połączony z konkretnymi danymi i z dobrymi rozwiązaniami zapewne mocniej przykułby uwagę niż suche dane uporządkowane w tabelkach w Excelu.

Gdzie ich szukać?

Skoro wiadomo, że warto używać metafor i analogii powstaje pytanie „jak się do tego zabrać?”. Nie ma na tutaj prostego rozwiązania, ale można wyróżnić parę wskazówek:

• Historia

Używając metafor lub analogii wziętych z historii warto zwrócić przede wszystkim uwagę na jedną rzecz, czyli popularność danego wydarzenia. Utonięcie Titanica jest bardzo znanym przypadkiem, niż jakiegoś małego statku na morzu śródziemnym w średniowieczu. Odnosząc się do historycznego wydarzenia pamiętajmy, aby było zrozumiałe dla odbiorców o co chodzi. Jeśli sami jesteśmy pasjonatami historii, to warto zapytać znajomych, którzy nie interesują się tym tematem, czy dana metafora lub analogia jest dla nich zrozumiała. 

• Bieżące wydarzenia

Wydarzenia sportowe, czy polityczne przyciągają wielu zainteresowanych, dlatego stanowią dobry obiekt inspiracji do metafor i analogii. Korzystając z ostatnich wydarzeń mistrzostw świata w siatkówce możemy zachęcić własny zespół do tego, abyśmy byli zgranym teamem, tak jak wygląda to w przypadku reprezentacji Polski prowadzonej przez Vitala Heynena. Jeśli nie wiadomo, czy odbiorcy kojarzą dane wydarzenie można zapytać ich na samym początku, kto oglądał dany mecz lub brał udział w wydarzeniu. Warto też pamiętać, aby unikać kontrowersyjnych przykładów ze świata religii, czy polityki. Nie zawsze wiemy jakie poglądy mają nasi słuchacze, dlatego lepiej trzymać się neutralnych światopoglądowo przykładów.

• Kultura

Wyobraźmy sobie menedżera, który wysyła swojego pracownika na ważną konferencję, na której ma nawiązać wiele kontaktów biznesowych. Może powiedzieć do niego „pamiętaj, aby być skupionym i odważnym. Ten projekt jest bardzo ważny”. Zamiast tych słów, które nie wzbudzają emocji, mógłby użyć popularnego w Polsce zwrotu z filmu Kiler, że pracownik miał być „jak Tommy Lee Jones w Ściganym” Takie zdanie będzie bardziej zapamiętane poprzez swój żartobliwy wydźwięk. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby po barwnej analogii wytłumaczyć krok po kroku, czego oczekujemy od pracownika. Jednak poprzedzenie tego tłumaczenia barwną analogią lub metaforą je po prostu uatrakcyjni.

Przykładów z filmów, książek, czy świata muzyki mamy ogromną ilość, dlatego tak jak w poprzednim przykładach starajmy się wybierać te najbardziej popularne. Jeśli chcemy użyć czegoś mniej znanego warto zapytać odbiorców, czy znają dany przykład, a jeśli nie opowiedzmy w paru zdaniach o co chodzi.

Trening

Używanie metafor i analogii można się jak najbardziej nauczyć. Jeśli używasz ich bardzo rzadko, a chciałbym uatrakcyjnić nimi swoje wystąpienia warto zacząć powoli i sprawdzać jak odbiorcy reagują na te metafory. Podczas prezentacji nie tworzymy wielkiego utworu literackiego, dlatego nie trzeba się tak bardzo skupiać na tworzeniu skomplikowanych i pięknych językowo metaforach i analogiach. Tutaj chodzi przede wszystkim o użyteczność, czyli o to, aby wypowiadać się w sposób atrakcyjny i zrozumiały.